Vorüberlegungen zur Anschaffung eines CMS


Die Beschaffung eines Web Content Management Systems verlangt einige Vorüberlegungen, die die Verwaltung unbedingt beachten sollte. Aufgrund der Vielzahl der am Markt angebotenen Web Content Management Systeme sollte die Verwaltung zuerst einige Fragen an die einzelnen Systeme stellen. Die folgenden Fragen sollen Ihnen die Vorauswahl der
geeigneten Systeme erleichtern:

1. Kann das individuelle Content-Modell mit dem System abgebildet werden?
Eine der ersten Überlegungen ist, welche Art von Inhalten generiert und gepflegt werden
soll. Alle Überlegungen sollten in einem Content-Modell festgehalten werden.
Hierzu zählen unter anderem die generelle Festlegung der Arbeitsabläufe, des Freigabeprozesses und der nötigen Verknüpfungen zwischen den einzelnen Inhalten. Ein effektives Web Content Management System muss diese Abläufe abbilden können, statt die Verwaltung zu zwingen, sich nach den Funktionen des Systems zu richten.

2. Welche Voraussetzungen werden an die IT-Infrastruktur gestellt?
Die Verwaltung arbeitet sicherlich bereits mit den verschiedensten Datenbanken oder
Anderen IT-Lösungen. Hier muss überlegt werden, ob und wie diese mit dem Web Content Management System abgebildet werden können, so dass alle individuellen Anforderungen abgedeckt werden.

3. Wie skalierbar ist das Web Content Management System?
Für den langfristigen Einsatz des Systems sollten Sie nicht nur Probleme lösen, die zurzeit
vorliegen. Die Verwaltung sollte überprüfen, welche Ziele es langfristig erreichen will.
Das Web Content Management System muss diese Ziele hinsichtlich der Funktionalität
ebenfalls gewährleisten.

4. Kann der Workflow mit dem Web Content Management System abgebildet werden?
Damit die Integration und der spätere Betrieb des Web Content Management Systems reibungslos läuft, ist es ratsam, den bestehenden Workflow der Verwaltung auf das System zu übertragen

5. Sind geeignete Import- und Exportmöglichkeiten gegeben?
Verfügt die Verwaltung bereits über eine Website, so muss darüber nachgedacht
werden, auf welche Art und Weise eine schnelle Übernahme der Inhalte möglich ist.
Hier sollten bei dem Web Content Management System entsprechende Import-Exportschnittstellen verfügbar sein.

6. Wie kann auf das Web Content Management System zugegriffen werden?
Je höher die Anforderungen an den Client sind desto schwieriger gestaltet sich die Pflege der Inhalte. Einige Web Content Management Systeme erfordern beispielsweise Java, spezielle PlugIns oder die Installation sonstiger Applikationen. Problemlos sind Systeme, die komplett
über einen herkömmlichen Browser in der Standardeinstellung zu bedienen sind.

7. Welche Kosten entstehen durch das Web Content Management System?
Die Auswahl, der zur Verfügung stehenden Web Content Management Systeme, kann durch das angesetzte Budget der Verwaltung von Anfang an eingegrenzt werden. Bei der Betrachtung der Kosten sollten Sie nicht nur die Lizenzkosten beachten, sondern ebenfalls die späteren Betriebskosten. Die Inbetriebnahme einiger Web Content Management Systeme kann nicht ohne zusätzliches Consulting erfolgen. Diese Kostenstelle sollte unbedingt mit
beachtet werden.